Brugs- og abonnementsvilkår

1. Om aftalen

Ink Vault er en cloud-baseret driftsplatform til tatoveringsstudier. Platformen kan blandt andet omfatte booking, kundeoplysninger, samtykke, journalføring, kasse, gavekort, rapporter og integrationer.

Vilkårene gælder fra det tidspunkt, hvor Kunden opretter et studie, accepterer et tilbud eller på anden måde tager Ink Vault i brug. Ved modstrid mellem disse vilkår og en skriftlig, særskilt aftale gælder den skriftlige aftale. For persondatabehandling på Kundens vegne har databehandleraftalen forrang; ufravigelige regler gælder under alle omstændigheder.

1.1 Kalender, kasse og afgrænsning til bogføring

InkVault leveres som kalender- og kassesystem med tilhørende studieadministration. InkVault leveres ikke som et selvstændigt, fuldstændigt bogføringssystem og erstatter ikke studiets bogføringssystem, bogholder eller revisor. Rapporter, eksport, bilagsarkiv og integrationer understøtter studiets arbejde, men udgør ikke en overtagelse af studiets bogføring.

Studiet er ansvarligt for sin bogføring, herunder valg af egnet bogføringssystem, kontering, afstemning, moms, indberetninger og lovpligtig opbevaring af regnskabsmateriale. Studiet skal sikre, at nødvendige posteringer og bilag overføres til og opbevares i dets bogføringsløsning, samt kontrollere fuldstændighed og fejl i overførsler. En aktiveret integration er ikke i sig selv dokumentation for, at alle nødvendige bilag er overført. InkVault påtager sig ikke at udføre eller godkende studiets bogføring.

InkVault er fortsat ansvarlig for korrekt levering af de aftalte funktioner, egen databehandling, passende sikkerhed og korrekt udførelse af aftalte integrationer og instrukser. Ansvarsfordelingen fritager ikke InkVault for egne fejl eller ufravigelige lovpligter. Hvis InkVault i praksis anvendes til opbevaring af nødvendige bilag som en del af studiets samlede bogføringsløsning, skal de relevante krav til denne funktion håndteres; betegnelsen kalender- og kassesystem ændrer ikke dette.

2. Abonnement, pris og betaling

Ink Vault leveres som et løbende virksomhedsabonnement. Den aktuelle pakke, pris, moms og betalingsfrist fremgår af tilbuddet, oprettelsesflowet eller den enkelte faktura.

Medmindre andet er skriftligt aftalt, er prisen for fuld pakke 499 DKK pr. måned ekskl. moms. Betaling sker efter faktura og til den konto, der fremgår af fakturaen.

Ved forsinket betaling kan Ink Vault sende rykker, opkræve lovlige renter og gebyrer samt sætte Kundens studie i læsetilstand. I læsetilstand bevares Kundens adgang til at se egne data, men oprettelse, ændring og sletning kan være begrænset, indtil betalingsforpligtelsen er opfyldt. En betalingsbegrænsning fritager ikke Ink Vault for nødvendig GDPR-bistand eller lovpligtig tilbagelevering/sletning; nødvendige instrukser skal fortsat kunne håndteres gennem den aftalte kontaktvej.

3. Opsigelse og ændringer

Abonnementet løber, indtil det opsiges. Kunden kan opsige skriftligt med 30 dages varsel til udgangen af en betalingsperiode. Opsigelse skal sendes til den kontaktadresse, der fremgår ovenfor, med oplysning om studie og ønsket ophørsdato.

Ink Vault kan ændre pris eller vilkår med mindst 30 dages forudgående skriftligt varsel. Hvis Kunden ikke ønsker at fortsætte på de ændrede vilkår, kan Kunden opsige aftalen til ændringens ikrafttræden. Ændringer i databehandleraftalen og underdatabehandlerkæden følger databehandleraftalens særskilte regler; denne bestemmelse erstatter ikke dem.

4. Kundens ansvar

Kunden er ansvarlig for, at oplysninger, brugere, adgangsrettigheder og indhold i Kundens studie er korrekte og lovlige. Kunden må kun give adgang til personer, der er autoriseret af Kunden, og skal straks fjerne eller ændre adgange, der ikke længere må bruges.

Kunden er selv ansvarlig for sin virksomhed, sine ydelser, sin kundekommunikation, sin journalføringspraksis, sin moms og sin endelige bogføring. Ink Vault er et systemværktøj og erstatter ikke Kundens revisor, bogholder eller juridiske rådgiver. Forudfyldte privatlivstekster og opbevaringsindstillinger er eksempler til tilpasning, ikke juridisk rådgivning eller en garanti for compliance. Dette begrænser ikke Ink Vaults egne forpligtelser som leverandør eller databehandler.

5. Personoplysninger og data

Kunden (studiet) er dataansvarlig for den behandling, som Ink Vault udfører på Kundens vegne. TM Tattoo ApS/Ink Vault er databehandler og behandler alene efter dokumenteret instruks, medmindre lovgivningen kræver andet. En databehandleraftale skal være indgået før denne behandling. Roller følger de faktiske forhold; Ink Vaults egne selvstændige kunde- og faktureringsformål vurderes særskilt.

Studiet har følgende ansvar som dataansvarlig:

1. Behandlingsgrundlag: Studiet fastlægger og dokumenterer et gyldigt grundlag for alle personoplysninger, som studiet eller dets brugere indsamler, indtaster, uploader, importerer eller på anden måde lader behandle gennem InkVault, og for hvert behandlingsformål.
2. Information: Studiet opfylder oplysningspligten over for de registrerede, herunder efter artikel 13 og 14, og vedligeholder sin egen korrekte privatlivspolitik. InkVaults skabeloner erstatter ikke studiets vurdering og tilpasning.
3. Samtykker: Når samtykke anvendes, sikrer og dokumenterer studiet dets gyldighed, omfang og mulighed for tilbagetrækning samt følger op på tilbagetrækninger. Et flueben eller en teknisk registrering beviser ikke alene, at samtykket er lovligt indhentet.
4. Markedsføring og kontakt: Studiet er ansvarligt for lovligheden af sine udsendelser, indhold, målgrupper og brug af kontaktoplysninger, herunder nødvendige markedsføringssamtykker og respekt for afmeldinger og indsigelser. Dette omfatter nyhedsbreve, tilbud, henvisninger og anden kundekommunikation efter de regler, der gælder for den konkrete henvendelse.
5. Dataminimering: Studiet instruerer sine brugere i kun at registrere oplysninger, som er nødvendige for de fastlagte formål, og begrænser fritekst, vedhæftninger, importer og kopier tilsvarende.
6. Særligt beskyttede oplysninger: Studiet må ikke registrere artikel 9-oplysninger, oplysninger om strafbare forhold eller andre særligt beskyttede oplysninger, medmindre studiet har dokumenteret lovligheden efter de relevante regler, behandlingen er udtrykkeligt omfattet af den aftalte og understøttede tjeneste, og InkVault har modtaget den nødvendige dokumenterede instruks. Denne bestemmelse udvider ikke tjenestens formål eller datatyper; helbredsregistrering er ikke omfattet af den nuværende beskrevne anvendelse. Fejlregistreringer skal meddeles og håndteres efter lovlig instruks.
7. Indhold og rigtighed: Studiet er ansvarligt for lovligt indhold, nødvendige rettigheder og rigtigheden af oplysninger, billeder, noter og dokumenter, som studiet eller dets brugere leverer, og instruerer om nødvendige rettelser. InkVaults egne fejl ved lagring, ændring eller anden behandling omfattes ikke af dette indholdsansvar.
8. Egne brugere: Studiet bestemmer og kontrollerer, hvem det autoriserer, tildeler passende roller efter arbejdsbehov og fjerner eller ændrer adgange rettidigt ved fratrædelse eller ændrede opgaver. Studiet sikrer instruktion af brugerne og sikker håndtering af egne konti og enheder. InkVault skal fortsat håndhæve de tekniske adgangsregler korrekt.
9. Opbevaring: Studiet fastlægger, begrunder og dokumenterer passende opbevaringsperioder for sine formål, vurderer lovkrav og undtagelser og følger op på slettegennemgange. Systemets standardværdier er ikke i sig selv studiets beslutning eller et juridisk grundlag.
10. Instrukser og afvikling: Studiet giver nødvendige, tilstrækkeligt præcise og dokumenterede instrukser om sletning, begrænsning, rettelse, tilbagelevering og øvrig behandling samt træffer valg ved ophør. Allerede aftalte instrukser skal ikke gentages for at være bindende. InkVaults selvstændige pligter og korrekt udførelse af instrukser består.
11. Registreredes rettigheder: Studiet vurderer og afgør anmodninger om indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet og sørger for rettidigt svar og nødvendige instrukser. InkVault yder den bistand, der kræves af artikel 28, stk. 3, litra e, under hensyn til behandlingens karakter.
12. DPIA og dokumentation: Studiet vurderer behovet for konsekvensanalyse, forudgående høring og anden dokumentation for sin konkrete behandling, gennemfører relevante vurderinger og fører sine egne lovpligtige fortegnelser. InkVault bistår efter artikel 28, stk. 3, litra f, under hensyn til behandlingens karakter og de oplysninger, InkVault har til rådighed.
13. Anvendelse, integrationer og eksport: Studiet sikrer lovlig brug af funktioner, offentliggørelse, valg af modtagere, aktivering af integrationer og håndtering af eksporter i studiets egne miljøer. Roller og ansvar for eksterne tjenester afgøres af den faktiske behandling. Studiets valg fritager ikke InkVault for ansvar for egne integrationer, overførsler, sikkerhed eller underdatabehandlere.
14. Lovlige instrukser: Studiet sikrer instruksernes lovlighed og opdaterer dem ved ændrede formål eller forhold. Studiet stiller de nødvendige oplysninger til rådighed for behandling og bistand. InkVault skal fortsat straks gøre opmærksom på instrukser, som efter InkVaults opfattelse strider mod databeskyttelsesreglerne, og må ikke ukritisk udføre dem.

Ink Vault overtager ikke studiets retlige vurderinger eller garanterer lovligheden af studiets anvendelse. Ink Vault bevarer sine egne pligter vedrørende dokumenterede instrukser, passende sikkerhed, fortrolighed, underdatabehandlere, sikkerhedsbrud, nødvendig bistand, tilbagelevering/sletning, fortegnelser og audit. Ink Vault skal reagere på instrukser, som efter Ink Vaults opfattelse er ulovlige.

Ansvarsgrænsen følger den faktiske kontrol:

• Brugere og roller: Studiet vælger person og rolle. InkVault er ansvarlig for, at den tekniske adgangskontrol håndhæver den tildelte rolle og studieadskillelsen som aftalt; en systemfejl bliver ikke studiets ansvar, fordi studiet oprettede brugeren.
• Billeder og indhold: Studiet vurderer uploadets lovlighed, nødvendighed og eventuelle samtykker. InkVault er ansvarlig for sin efterfølgende behandling, adgangskontrol og sikkerhed efter instruks og lovgivning.
• Sletning: Studiet fastlægger nødvendighed og frister og giver instruks. InkVault udfører en gyldig instruks korrekt efter den aftalte løsning og dokumenterede backup-/sletteprocedure, følger op på fejl og oplyser om begrænsninger. Tekniske begrænsninger er ikke en generel undtagelse fra slettepligten.
• Udsendelser og samtykke: Studiet beslutter formål, indhold og lovlig modtagerkreds. InkVault er ansvarlig for korrekt udførelse af de aftalte tekniske samtykke-, afmeldings- og afsendelsesfunktioner. Studiets ansvar fritager ikke for fejl i disse funktioner.
• Eksport og integrationer: Studiet vælger lovlige modtagere og beskytter kopier, det selv kontrollerer. InkVault er ansvarlig for sin udlevering, adgangskontrol og overførsel samt egne underdatabehandlere. En integration er ikke automatisk uden for InkVaults ansvar, fordi studiet aktiverer den.

Studiet vurderer tjenestens egnethed og fører nødvendigt tilsyn. Ink Vault stiller nødvendig dokumentation til rådighed. Ved fejl fra begge parter vurderes hver parts ansvar konkret; studiets fejl fritager ikke Ink Vault for egne fejl.

6. Drift, sikkerhed og integrationer

InkVault tager ikke backup af uploadede billeder. Studiet skal bevare originalfiler og sørge for sin egen sikre backup af billeder, der uploades af studiet eller på dets vegne. InkVault må ikke bruges som studiets eneste billedarkiv. Dette begrænser ikke InkVaults lovpligtige ansvar for sikkerheden ved den behandling, InkVault udfører, eller håndtering af tab og sikkerhedshændelser.

Ink Vault er ansvarlig for passende sikkerhed og korrekt teknisk behandling inden for sine forpligtelser, herunder for egne underdatabehandlere. Den konkrete backupdækning og gendannelse skal fremgå af databehandleraftalens bilag; der gives ikke her en generel garanti om backup af alle data eller billeder. Ink Vault kan ikke garantere uafbrudt adgang til platformen. Planlagt vedligeholdelse og forhold uden for Ink Vaults rimelige kontrol kan medføre midlertidig utilgængelighed.

Tredjepartsintegrationer, herunder regnskabssystemer, kræver Kundens egen godkendelse og kan være underlagt tredjepartens vilkår. Kunden er ansvarlig for at kontrollere, at overførte data og bogføringsopsætning er korrekte, før de bogføres eller indberettes. Dette fritager ikke Ink Vault for korrekt udførelse af sin integration, sikre overførsler eller ansvar for egne underdatabehandlere. Tredjepartens faktiske rolle afgør ansvaret; aktivering alene gør ikke leverandøren til Kundens selvstændige ansvar.

7. Rettigheder og ansvar

Ink Vault og tilhørende programkode, design og materiale tilhører Ink Vault eller dets licensgivere. Kunden får en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig ret til at bruge platformen i aftaleperioden til egen virksomhed.

I det omfang det lovligt kan aftales mellem parterne, omfatter Ink Vaults almindelige kontraktansvar ikke indirekte tab, driftstab eller tabt fortjeneste. Denne begrænsning gælder ikke krav vedrørende brud på databeskyttelsesforpligtelser, herunder ansvar efter databehandleraftalen og GDPR. For Kundens egne beslutninger, indhold og kontroller gælder ansvarsfordelingen i punkt 4–6; den er ikke en generel fritagelse for tab af data eller forhold hos Ink Vaults underdatabehandlere. Intet begrænser ansvar, der ikke lovligt kan begrænses, registreredes rettigheder eller tilsynsmyndigheders beføjelser. Eventuelt ansvar for samme skade og regres følger gældende ret; Kunden skal ikke automatisk holde Ink Vault skadesløs for Ink Vaults egne overtrædelser.

8. Ophør og dataudlevering

Ved ophør vælger Kunden tilbagelevering eller sletning af personoplysninger, som behandles på Kundens vegne. Ink Vault gennemfører valget efter databehandleraftalen og dens konkrete afviklings-/backupfrister. Pligten er ikke begrænset til, om Kunden selv når at hente en eksport. Retlig pligt til fortsat opbevaring skal identificeres og afgrænses; revisionsspor og backups er ikke i sig selv generelle undtagelser fra sletning. Fortrolighed, sikkerhed og nødvendig bistand består under afviklingen.

Ink Vault kan lukke adgangen ved væsentlig misligholdelse, herunder ved alvorlig sikkerhedsmisbrug eller fortsat manglende betaling efter påmindelse. Kunden vil, hvor det er muligt, modtage varsel og mulighed for at afhjælpe forholdet.

9. Lovvalg og kontakt

Vilkårene er underlagt dansk ret. Tvister søges først løst gennem dialog mellem parterne. Kan en tvist ikke løses, afgøres den ved danske domstole med det værneting, der følger af dansk ret.

Spørgsmål til vilkårene eller en opsigelse kan sendes til kontakt@tmtattoo.dk.